Bericht

Database

Oogsttijd in Zeeland

Maandag verscheen op de blog van ZeeuwenGezocht een artikel over de manier waarop WieWasWie de aktegegevens van het Zeeuw Archief binnenhaalt. Leo Hollestelle, beheerder van de site ZeeuwenGezocht, beschrijft nauwkeurig hoe het systemen van WieWasWie en Zeeuwengezocht samenwerken. Hoewel niet elk archief hetzelfde systeem gebruikt, geeft de uitleg een goed beeld van de werking van het ‘harvesten’.   

MAANDAG 5 NOVEMBER 2012

Oogsttijd

In vorige blogberichten informeerden wij u dat WieWasWie.nl druk bezig is met het binnenhalen van de ingevoerde gegevens van de akten van de Zeeuwse burgerlijke stand. Dit proces wordt in ICT-termen ‘harvesten’ genoemd. We kunnen dan ook stellen dat het deze weken ‘oogsttijd’ is.

De huidige stand van zaken is dat de geboorte- en huwelijksakten van de burgerlijke stand zijn geharvest en dat we zojuist opdracht hebben gegeven aan WieWasWie om de overlijdensakten te ‘oogsten’.

Oogsttijd in de Wilhelminapolder (Archief Wilhelminapolder inv.nr 1068)


De data van de akten van de burgerlijke stand van Zeeland beheren wij sinds mei vorig jaar in MAIS-Flexis, de applicatie van De Ree archiefsystemen. Met deze applicatie voeren wij de verschillende bestanden (per toenmalige gemeente van de burgerlijke stand, per feit (geboorte/huwelijksvoltrekkingen/overlijden) en per één jaar of meerdere jaren) uit naar MAIS-Internet. Vandaar uit worden de bestanden gepubliceerd op de websites 
Archieven.nl en Zeeuwen Gezocht. De bestanden die ook voor WieWasWie.nl zijn bestemd worden bij het uitvoeren ook op een andere server gezet zodat WieWasWie deze kan binnenhalen. Hoe gaat dit in z’n werk?

Uniek

Voorwaarde hiervoor is wel dat elke akte moet zijn voorzien van een uniek nummer. Dit nummer noemen we een GUID, spreek uit [goe-ied]: globally unique identifier, een reeks van 32 willekeurige letters en cijfers. Dit aantal én de willekeurige volgorde van deze tekens zorgen er voor dat er een unieke combinatie ontstaat, waardoor elke akte die door WieWasWie wordt geharvest van een uniek kenmerk is voorzien. Zodra akten door ons zijn gewijzigd of nieuw toegevoegd, worden deze door de database van WieWasWie herkend als vernieuwd of nieuw, waarna ze worden geharvest. Dit proces wordt door ons met enige regelmaat geactiveerd. Daardoor is de data in WieWasWie nagenoeg even actueel als in Zeeuwen Gezocht.

De ingevoerde gegevens van de huwelijksakte van Johannis Hocke en Trijntje de Glopper, Bommenede, register van huwelijksvoltrekkingen 1812, met onderaan het veld met de GUID

De praktijk

Het laten harvesten van data uit MAIS-Flexis is nieuw voor ons en levert interessante informatie op. Zo ontdekten we dat niet alle geboorteakten van de burgerlijke stand waren geharvest. Dit komt omdat deze akten – door omstandigheden – niet waren voorzien van een GUID. In het overzicht van de geharveste gemeenten in het beheersysteem van WieWasWie kunnen we zien dat in een aantal akten de gemeentenaam verkeerd is ingevoerd. Zo konden we de gemeentenaam ‘Ggoes’ in een geboorteakte uit 1911 opsporen en corrigeren in ‘Goes’. De hoeveelheid afwijkende data valt reuze mee. We worden daarmee bevestigd dat, mede dankzij de opmerkzaamheid van de vele gebruikers van Zeeuwen Gezocht, de kwaliteit van de data op deze website en vanaf nu ook in WieWasWie.nl steeds beter, dus betrouwbaarder wordt.

Leo Hollestelle, beheerder Zeeuwen Gezocht
Link naar origineel